Ενημερωτικό σημείωμα για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για την ηλεκτρονική υπηρεσία αναζήτησης αποτελεσμάτων Πανελλαδικών Εξετάσεων

1. Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής, οι παρακάτω όροι έχουν την εξής σημασία:

«Προσωπικά Δεδομένα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

«Ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.

«Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή.
«Ανωνυμοποίηση»: η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τρόπο ώστε τα δεδομένα να μην μπορούν πλέον να αποδοθούν σε συγκεκριμένο υποκείμενο των δεδομένων.

«Ψευδωνυμοποίηση»: η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τρόπο ώστε τα δεδομένα να μην μπορούν πλέον να αποδοθούν σε συγκεκριμένο υποκείμενο των δεδομένων χωρίς τη χρήση συμπληρωματικών πληροφοριών, εφόσον οι εν λόγω συμπληρωματικές πληροφορίες διατηρούνται χωριστά και υπόκεινται σε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι δεν μπορούν να αποδοθούν σε ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο.

«Υπεύθυνος επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνοι ή από κοινού με άλλους, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους. Για τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής, το Υπουργείο ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

«Εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας.

«Υποκείμενο των Δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο του οποίου τα προσωπικά δεδομένα τυγχάνουν επεξεργασίας, π.χ. οι εκπαιδευόμενοι, οι συνεργάτες, οι εργαζόμενοι του Υπουργείου κ.λπ.
«Συγκατάθεση»: του υποκειμένου των δεδομένων: κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

«Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία.
«Υφιστάμενη Νομοθεσία»: Η εκάστοτε εθνική και ενωσιακή νομοθεσία περί προστασίας προσωπικών δεδομένων και συγκεκριμένα ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής «ΓΚΠΔ»), ο ν. 4624/2019, ο ν.3671/2006, η νομολογία του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «ΔΕΕ») καθώς και οι Αποφάσεις, Οδηγίες και Γνωμοδοτήσεις του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής «ΕΣΠΔ») και της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής «ΑΠΔΠΧ»).

2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Υπουργείο.

Για ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων, καθώς και για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Υπουργείου μέσω των στοιχείων επικοινωνίας που είναι αναρτημένα στον επίσημο ιστότοπο του Υπουργείου, συγκεκριμένα στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: dpo@minedu.gov.gr.

3. Σκοπός της επεξεργασίας

Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται για τους ακόλουθους σκοπούς:

• παροχή ηλεκτρονικής υπηρεσίας αναζήτησης αποτελεσμάτων Πανελλαδικών Εξετάσεων,
• επαλήθευση των στοιχείων αναζήτησης που εισάγονται από τον χρήστη για την εμφάνιση των αντίστοιχων αποτελεσμάτων,
• προστασία της υπηρεσίας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, κακόβουλη χρήση, αυτοματοποιημένες επιθέσεις και καταχρηστική μαζική αναζήτηση δεδομένων,
• διασφάλιση της ακεραιότητας, διαθεσιμότητας και ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων,
• διερεύνηση περιστατικών ασφαλείας, καταγγελιών ή αιτημάτων αρμόδιων δικαστικών, εισαγγελικών ή αστυνομικών αρχών.

4. Κατηγορίες δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία

Κατά τη χρήση της υπηρεσίας ενδέχεται να υποβάλλονται σε επεξεργασία οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

Δεδομένα που εισάγει ο χρήστης

• κωδικός υποψηφίου,
• αρχικά ονομαστικών στοιχείων του υποψηφίου.

Δεδομένα αποτελεσμάτων

• γραπτές βαθμολογίες,
• στοιχεία εισαγωγής σε σχολές ή τμήματα,
• λοιπά στοιχεία αποτελεσμάτων εξετάσεων που εμφανίζονται μέσω της υπηρεσίας.

Τεχνικά δεδομένα και δεδομένα καταγραφής

Κατά την πρόσβαση στην υπηρεσία καταγράφονται αυτοματοποιημένα τεχνικά στοιχεία, όπως:

• διεύθυνση IP,
• ημερομηνία και ώρα πρόσβασης,
• ζητούμενος πόρος (URL),
• πληροφορίες προγράμματος περιήγησης (browser) και λειτουργικού συστήματος,
• στοιχεία HTTP αιτημάτων και αποκρίσεων,
• δεδομένα ασφαλείας εφαρμογής και δικτύου.

Επιπλέον, για λόγους ασφάλειας και ιχνηλασιμότητας, ενδέχεται να καταγράφεται σε ειδικό αρχείο καταγραφής (audit log):

• η διεύθυνση IP από την οποία πραγματοποιήθηκε αναζήτηση,
• η ημερομηνία και ώρα της αναζήτησης,
• ο κωδικός υποψηφίου που αναζητήθηκε,
• τα αρχικά στοιχείων που χρησιμοποιήθηκαν για την αναζήτηση.

5. Νομική βάση της επεξεργασίας

Η επεξεργασία πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο (ε) του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR), δηλαδή για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας.

Η επεξεργασία δεδομένων καταγραφής και ασφάλειας πραγματοποιείται επίσης για λόγους διασφάλισης της ασφάλειας δικτύων και πληροφοριών, αποτροπής κακόβουλων ενεργειών και προστασίας της δημόσιας ψηφιακής υπηρεσίας.

6. Χρόνος τήρησης δεδομένων

Τα τεχνικά αρχεία καταγραφής (logs) τηρούνται για χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο για την ασφάλεια και εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας.

Τα αρχεία καταγραφής ασφαλείας και αναζητήσεων (audit logs) δύνανται να τηρούνται έως ένα (1) έτος, ιδίως για:

• διερεύνηση περιστατικών ασφαλείας,
• διαχείριση καταγγελιών,
• συνεργασία με αρμόδιες αρχές στο πλαίσιο νόμιμων αιτημάτων.

Μετά την πάροδο του ανωτέρω διαστήματος τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός εάν απαιτείται μεγαλύτερη διατήρηση βάσει νόμου ή εκκρεμούς διαδικασίας. Όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου ή προβλέπεται συγκεκριμένη περίοδος διατήρησης, τα προσωπικά σας δεδομένα θα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις. Συγκεκριμένα, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα τηρούνται για όσο χρονικό διάστημα είναι αναγκαίο προκειμένου να είναι δυνατή η ικανοποίηση ή άσκηση νομικών αξιώσεων, ήτοι για το διάστημα που ορίζεται από τη νομοθεσία περί παραγραφής αξιώσεων ή/και μέχρι να ολοκληρωθούν τυχόν εκκρεμείς δικαστικές διαδικασίες ή εξωδικαστικοί συμβιβασμοί που σχετίζονται με την αξίωση. Μετά την πάροδο του ανωτέρω διαστήματος τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.

7. Αποδέκτες δεδομένων

Πρόσβαση στα δεδομένα έχουν μόνο εξουσιοδοτημένα στελέχη και διαχειριστές συστημάτων του Υπουργείου, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους και μόνο στον βαθμό που απαιτείται για τη λειτουργία, υποστήριξη, ασφάλεια και διερεύνηση περιστατικών της υπηρεσίας.

Τα αποτελέσματα εμφανίζονται αποκλειστικά κατόπιν εισαγωγής των απαιτούμενων στοιχείων αναζήτησης/ταυτοποίησης που αντιστοιχούν στον υποψήφιο. Οι χρήστες της υπηρεσίας οφείλουν να χρησιμοποιούν αποκλειστικά δικά τους στοιχεία ή στοιχεία για τα οποία έχουν νόμιμη εξουσιοδότηση χρήσης. Η μη εξουσιοδοτημένη αναζήτηση ή πρόσβαση σε στοιχεία τρίτων απαγορεύεται.

Δεδομένα δύνανται να διαβιβάζονται:

• σε δημόσιες αρχές και ανεξάρτητες αρχές για λόγους συμμόρφωσής με νόμιμες υποχρεώσεις του Υπουργείου που προβλέπονται στην Υφιστάμενη νομοθεσία.
• σε παρόχους τεχνολογικών υπηρεσιών και υποδομών που ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του Υπουργείου, υπό κατάλληλες συμβατικές, τεχνικές και οργανωτικές εγγυήσεις προστασίας δεδομένων,
• σε παρόχους υπηρεσιών ασφάλειας δικτύου και εφαρμογών, αποκλειστικά για σκοπούς προστασίας της υπηρεσίας από κακόβουλη ή μη εξουσιοδοτημένη χρήση.

Σε κάθε περίπτωση, τα τρίτα μέρη στα οποία διαβιβάζονται δεδομένα των υποκειμένων, δεσμεύονται συμβατικά απέναντι στο Υπουργείο με ρήτρα εμπιστευτικότητας και υπόκεινται σε όλες τις υποχρεώσεις που προβλέπονται από την Υφιστάμενη Νομοθεσία για σεβασμό των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων.

8. Διαβίβαση Προσωπικών Δεδομένων εκτός ΕΟΧ

Η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι κύριες βάσεις δεδομένων και διακομιστές της πλατφόρμας βρίσκονται στην Ελλάδα ή εντός ΕΕ, και όλοι οι συνεργαζόμενοι πάροχοι υπηρεσιών υπόκεινται στον ΓΚΠΔ. Δεν πραγματοποιείται καμία μεταφορά προσωπικών δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

9. Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Σε περίπτωση που λάβει χώρα κάποιο περιστατικό παραβίασης, το Υπουργείο εφαρμόζει συγκεκριμένη Πολιτική Διαχείρισης Περιστατικών Παραβίασης της Ασφαλείας των Προσωπικών Δεδομένων. Εάν αντιληφθείτε ή υποψιασθείτε πως ενδέχεται/έχει λάβει χώρα κάποια παραβίαση προσωπικών δεδομένων, παρακαλούμε να ενημερώσετε χωρίς καθυστέρηση το Υπουργείο είτε στην ηλεκτρονική διεύθυνση egovexams@minedu.gov.gr

10. Μέτρα ασφαλείας

Λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και τους διαφορετικής έντασης και έκτασης κινδύνους επέλευσης και σοβαρότητας για τα δικαιώματα και για τις ελευθερίες των υποκειμένων από την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, το Υπουργείο λαμβάνει τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία και ασφάλεια των δικαιωμάτων τους. Παρότι καμία μέθοδος διαβίβασης μέσω του Διαδικτύου ή μέθοδος ηλεκτρονικής αποθήκευσης δεν είναι απόλυτα ασφαλής, το Υπουργείο λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα ψηφιακής ασφάλειας δεδομένων συμμορφούμενος με τις υποχρεώσεις του σύμφωνα με την Υφιστάμενη Νομοθεσία.

11. Cookies

Η υπηρεσία ενδέχεται να χρησιμοποιεί τεχνικώς αναγκαία cookies και συναφείς τεχνολογίες για:

• τη σωστή λειτουργία της εφαρμογής,
• τη διατήρηση συνεδρίας χρήστη,
• την ασφάλεια της επικοινωνίας και προστασία από κακόβουλη χρήση.

Τα απολύτως αναγκαία cookies δεν απαιτούν προηγούμενη συγκατάθεση του χρήστη σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Η τυχόν συναφής επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ερείδεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. ε΄ ΓΚΠΔ, ως αναγκαία για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας.

12. Δικαιώματα υποκειμένων δεδομένων

Το Υπουργείο μεριμνά ώστε να είναι σε θέση να ανταποκρίνεται άμεσα στα αιτήματα των υποκειμένων, για την άσκηση των δικαιωμάτων τους σύμφωνα με την Υφιστάμενη Νομοθεσία.

Ειδικότερα, κάθε υποκείμενο των δεδομένων έχει τα ακόλουθα δικαιώματα:

α) Να ζητήσει πρόσβαση στα προσωπικά του δεδομένα τα οποία τηρεί το Υπουργείο. Πιο συγκεκριμένα μπορεί να ζητήσει να λάβει αντίγραφο του αρχείο που τηρεί το Υπουργείο με τα προσωπικά του δεδομένα και να ελέγξει τη νομιμότητα της επεξεργασίας τους.

β) Να ζητήσει τη διόρθωση των προσωπικών του δεδομένων σε περίπτωση ανακριβούς ή ελλιπούς καταχώρησής τους από το Υπουργείο.

γ) Να ζητήσει τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων εφόσον δεν είναι αναγκαία για τους σκοπούς που συνήχθησαν και εφόσον η διατήρησή τους δεν στηρίζεται σε οποιαδήποτε νόμιμη βάση ή έννομο συμφέρον.

δ) Να ζητήσει περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών του δεδομένων.

Επιπροσθέτως, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να εναντιωθεί στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων από το Υπουργείο.

Σε περίπτωση άσκησης οποιουδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων, το Υπουργείο θα ανταποκριθεί εντός της νόμιμης προθεσμίας, ενημερώνοντάς σας γραπτώς για την πρόοδο ικανοποίησης του.

Για οποιοδήποτε παράπονό σας αναφορικά με το παρόν ενημερωτικό σημείωμα ή με ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων, εάν δεν ικανοποιήσουμε το αίτημα σας, μπορείτε να απευθύνεστε στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα μέσω της ακόλουθης σύνδεσης: www.dpa.gr.

13. Ειδική επισήμανση

Η πρόσβαση στα αποτελέσματα προϋποθέτει την εισαγωγή στοιχείων ταυτοποίησης που είναι γνωστά στον υποψήφιο. Οι χρήστες οφείλουν να χρησιμοποιούν την υπηρεσία αποκλειστικά νόμιμα και να μην επιχειρούν μη εξουσιοδοτημένη αναζήτηση στοιχείων τρίτων προσώπων.

14. Επικαιροποιήσεις της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων ενδέχεται να τροποποιηθεί/αναθεωρηθεί στο μέλλον, στο πλαίσιο της κανονιστικής συμμόρφωσής του Υπουργείου καθώς και της βελτιστοποίησης και αναβάθμισης των υπηρεσιών της Ιστοσελίδας. Συνιστούμε λοιπόν να ανατρέχετε κάθε φορά στην επικαιροποιημένη έκδοση της παρούσας Πολιτικής, για την επαρκή σας ενημέρωση.

v.1.0 - Ιούλιος 2026